■複数社分のZIPファイルが同じフォルダにある状態でドラッグ&ドロップ操作
誤送付があったのは、TOPPANが提供する「保険料控除証明書発行サービス」の運用中。
年末調整や確定申告に使う保険料控除証明書を、はがきや電子データで発行するサービスで、損保14社がTOPPANに運用業務を委託している。
TOPPANの担当者が9月1日、控除証明書ハガキの発行が不要な契約者のリストデータ(CSV形式)を、手作業で損保各社へ送信していた。
複数社分のZIPファイルが同じフォルダにある状態でドラッグ&ドロップ操作をしたため、損保ジャパンのZIPファイルを他社向けのZIPファイル内へ誤ってコピーしたという。
送付前にZIPファイルの中身の再確認もしていなかった。
送付を受けた損害保険会社が9月1日夕、日本損害保険協会へ照会したことで誤送付が発覚。協会は2日にTOPPANへ調査を要請し、TOPPANは送付に使ったファイル転送サービスの配信を停止。
今回の納入作業でほかに他社データの混入がないことも確認した。
■再発防止へ「ファイルを選択」を使う
再発防止策としてTOPPANは、ファイルを添付するときは「ファイルを選択」を使う方法に統一する他、
作業者とは別に確認者を置いて全工程を確認し、添付ファイルの容量とタイムスタンプを元データと照合する。
恒久対策として、送付プロセスのシステム化も進める。